1. Naturaleza mercantil y aceptación contractual
Toda cotización, proforma invoice, orden de compra, confirmación escrita, mensaje comercial, correo electrónico, comunicación por WhatsApp, aceptación parcial, instrucción de embarque, solicitud de reserva de producto o pago total o parcial realizado por el cliente constituye aceptación expresa, irrevocable y vinculante de estos términos especiales. El cliente reconoce que una proforma emitida por Royal Spices Guatemala, S.A. no es una simple información comercial, sino una base contractual condicionada a la aceptación del cliente, a la disponibilidad del producto, al cumplimiento de los requisitos de pago, documentación, cumplimiento legal, logística y validación interna de Royal Spices Guatemala, S.A. Al efectuar cualquier pago, parcial o total, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado estos términos, aun cuando no haya firmado físicamente un contrato separado.
2. Prevalencia de estos términos
Estos términos prevalecen sobre cualquier orden de compra, mensaje, instrucción, condición comercial, formato bancario, expectativa del cliente o condición general de terceros, salvo que exista contrato escrito firmado y sellado por representante legal autorizado de Royal Spices Guatemala, S.A. que expresamente indique lo contrario. Ningún vendedor, agente, intermediario, colaborador, broker, comprador externo, asesor logístico o tercero está autorizado para modificar, renunciar, suspender o alterar estos términos sin autorización escrita de la Dirección de Royal Spices Guatemala, S.A.
3. Pagos parciales, anticipos y no obligación de despacho
Royal Spices Guatemala, S.A. no estará obligada a producir, reservar, empacar, liberar, entregar, embarcar, documentar ni despachar ningún producto mientras el cliente no haya pagado el monto total exigido según la proforma, contrato, factura, condición bancaria o instrucción comercial aplicable. El pago parcial no otorga al cliente derecho automático a recibir producto, documentos, muestras adicionales, reserva definitiva de inventario, bloqueo de precio, prioridad logística ni embarque. Royal Spices Guatemala, S.A. podrá retener la mercancía, suspender el embarque, detener la documentación, cancelar la reserva o modificar el calendario de entrega cuando el cliente no haya completado el pago total, no haya cumplido con KYC, no haya entregado datos bancarios/documentales correctos, no haya enviado instrucciones de embarque completas o exista cualquier riesgo comercial, legal, logístico, reputacional, bancario o de cumplimiento.
4. Pagos no reembolsables
Todo pago realizado a Royal Spices Guatemala, S.A., incluyendo anticipos, abonos, reservas, pagos parciales, pagos de muestra, pagos de logística, pagos de documentación, pagos administrativos, pagos por gestión comercial, pagos por reserva de inventario o pagos bajo proforma, tendrá carácter no reembolsable, salvo aceptación expresa, escrita y voluntaria de Royal Spices Guatemala, S.A. El cliente reconoce que, desde el momento del pago, Royal Spices Guatemala, S.A. puede incurrir en costos administrativos, financieros, bancarios, logísticos, de compra, reserva, manipulación, documentación, empaque, almacenamiento, oportunidad comercial, inspección, transporte interno, coordinación operativa y bloqueo de inventario. Por ello, los montos pagados no se consideran depósitos libres, sino pagos aplicados a una operación mercantil en curso. En caso de incumplimiento, retraso, desistimiento, silencio, falta de cooperación, falta de pago del saldo, imposibilidad imputable al cliente, bloqueo bancario, rechazo documental, falta de instrucciones, falta de import permits, error del importador, falta de respuesta o abandono de la operación por parte del cliente, Royal Spices Guatemala, S.A. podrá retener total o parcialmente los montos recibidos como compensación mínima por costos, daños, gastos, reserva comercial, pérdida de oportunidad y administración de la operación.
5. Saldo pendiente y condición suspensiva
Cuando una operación requiera saldo pendiente, el despacho, entrega documental, entrega física, liberación logística o embarque quedará sujeto a condición suspensiva: el pago total, efectivo, irrevocable y libre de deducciones del saldo correspondiente. No se considerará pagado ningún monto hasta que los fondos estén efectivamente acreditados, disponibles, libres de reversión, libres de disputa bancaria y confirmados por la cuenta bancaria de Royal Spices Guatemala, S.A. Comprobantes, capturas de pantalla, promesas de pago, transferencias en proceso, SWIFT sin acreditación, instrucciones bancarias, cheques no compensados o confirmaciones verbales no constituyen pago efectivo.
6. Derecho de suspensión, cancelación y compensación
Royal Spices Guatemala, S.A. podrá suspender o cancelar cualquier operación, sin responsabilidad frente al cliente, cuando ocurra cualquiera de las siguientes situaciones: a. El cliente no pague el saldo dentro del plazo indicado. b. El cliente pague parcialmente y no complete la operación. c. El cliente no entregue documentación de importación, datos fiscales, bancarios, KYC, permisos o instrucciones correctas. d. El cliente solicite cambios no aceptados por Royal Spices Guatemala, S.A. e. Existan riesgos de fraude, lavado de dinero, sanciones, triangulación irregular, incumplimiento aduanero o sospecha documental. f. Exista imposibilidad logística, bancaria, portuaria, aduanera, agrícola, climática, sanitaria o comercial. g. El cliente involucre terceros no autorizados o intente modificar la estructura contractual original. h. El cliente realice amenazas, presión indebida, difamación, reclamos abusivos o comunicación fuera de los canales establecidos. i. El cliente abandone la operación, deje de responder o retrase injustificadamente la ejecución. En cualquiera de estos casos, Royal Spices Guatemala, S.A. podrá aplicar los montos recibidos a gastos, penalidades, daños, costos, almacenamiento, diferencia de precio, pérdida de oportunidad, costos bancarios, costos legales, costos administrativos y cualquier otra afectación comercial sufrida.
7. Precios, disponibilidad y reservas
Los precios emitidos por Royal Spices Guatemala, S.A. son válidos únicamente durante el plazo expresamente indicado en la proforma. Si la proforma no indica plazo, el precio será referencial y sujeto a confirmación final. Los productos agrícolas, especias y café están sujetos a disponibilidad, cosecha, calidad, humedad, tamaño, clasificación, mercado, logística, inspección, almacenaje, exportación, tipo de cambio, costos portuarios, costos navieros y condiciones de proveedor. Ningún precio queda bloqueado hasta que Royal Spices Guatemala, S.A. haya confirmado por escrito la aceptación de la operación y el cliente haya cumplido con el pago requerido.
8. Proformas y contratos comerciales
La emisión de una proforma no obliga a Royal Spices Guatemala, S.A. a vender, embarcar o entregar producto si el cliente no cumple íntegramente las condiciones comerciales. Una vez que el cliente paga total o parcialmente una proforma, se entenderá que existe una relación contractual mercantil bajo estos términos. El cliente no podrá alegar desconocimiento, error, falta de firma física, falta de contrato separado o falta de lectura de estos términos como excusa para incumplir.
9. Documentos comerciales, CAD, DP y documentos de exportación
En operaciones internacionales, Royal Spices Guatemala, S.A. podrá retener facturas comerciales, packing lists, certificados, documentos originales, BL, AWB, documentos CAD, documentos DP, certificados de origen, certificados fitosanitarios, documentos de calidad o cualquier otro documento comercial hasta que el cliente haya pagado la totalidad de los montos exigidos. El cliente reconoce que la entrega de copias digitales, borradores, previews, documentos preliminares o información documental no constituye liberación de mercancía ni transferencia de derechos sobre la carga. Royal Spices Guatemala, S.A. no estará obligada a enviar documentos originales al banco, cliente, agente, naviera, consignatario, notify party o tercero si existen pagos pendientes, disputas, instrucciones contradictorias o riesgo comercial.
10. Incoterms, riesgo y costos adicionales
Cuando una operación se pacte bajo Incoterms, estos regularán la distribución de costos y riesgos según la versión acordada. Sin embargo, ninguna condición Incoterm obliga a Royal Spices Guatemala, S.A. a liberar mercancía o documentos sin pago completo. Costos de demoras, almacenajes, demurrage, detention, inspecciones, reempaques, multas, abandono, retornos, destrucción, retención aduanera, correcciones documentales, cambios de consignatario, bloqueos portuarios o errores del importador serán responsabilidad exclusiva del cliente cuando sean causados directa o indirectamente por su falta de pago, falta de documentación, falta de instrucciones, retraso, error o incumplimiento.
11. Muestras comerciales
Las muestras se entregan únicamente para evaluación comercial y no constituyen garantía de venta futura, reserva de inventario, obligación de suministro ni confirmación definitiva de precio. Los pagos por muestras, courier, DHL, FedEx, documentos, empaque o logística de muestras son no reembolsables. Si una muestra queda retenida, demorada, rechazada o abandonada en aduana del país de destino por causas ajenas a Royal Spices Guatemala, S.A., el cliente asumirá todos los costos, riesgos, gestiones y consecuencias.
12. Calidad, inspección y reclamos
El cliente deberá inspeccionar la mercancía inmediatamente al recibirla. Cualquier reclamo deberá presentarse por escrito, con fotografías, videos, documentos de recepción, reporte técnico y evidencia verificable dentro de un plazo máximo de 48 horas desde la recepción física de la mercancía. La falta de reclamo dentro de dicho plazo se considerará aceptación plena, definitiva e irrevocable del producto. No se aceptarán reclamos por daños causados por almacenamiento incorrecto, humedad, manipulación, apertura de sacos, transporte local del cliente, mezcla con otros productos, exposición al sol, contaminación cruzada, demora en retiro portuario, falta de fumigación, mala ventilación, cambios climáticos, aduana o terceros.
13. KYC, cumplimiento y derecho de rechazo
Royal Spices Guatemala, S.A. podrá exigir al cliente información KYC, documentos corporativos, registros fiscales, licencias de importación, identificación de beneficiarios finales, información bancaria, referencias comerciales, permisos sanitarios, certificados y cualquier otro documento que considere necesario. Royal Spices Guatemala, S.A. podrá rechazar, suspender o cancelar una operación si el cliente no supera los controles internos de cumplimiento, reputación, riesgo comercial, riesgo bancario, sanciones, prevención de lavado de dinero, origen de fondos o documentación.
14. Comunicaciones oficiales
Las comunicaciones válidas serán únicamente aquellas enviadas por canales reconocidos por Royal Spices Guatemala, S.A., incluyendo correos electrónicos corporativos, WhatsApp empresarial autorizado o documentos oficiales emitidos por representantes autorizados. Mensajes enviados a empleados no responsables, intermediarios, canales personales, terceros, números no autorizados o personas ajenas a la operación no obligan a Royal Spices Guatemala, S.A.
15. Prohibición de chargebacks, reversos y compensaciones unilaterales
El cliente se obliga a no iniciar chargebacks, reversos bancarios, disputas de tarjeta, cancelaciones de transferencia, retenciones unilaterales, descuentos no autorizados, compensaciones forzadas o reclamaciones bancarias abusivas después de haber aceptado una proforma, orden o contrato. Cualquier reverso, bloqueo o disputa bancaria iniciada por el cliente será considerado incumplimiento grave y dará derecho a Royal Spices Guatemala, S.A. a suspender la operación, retener producto, retener documentos, reclamar daños, costos legales, gastos bancarios, penalidades y pérdida de oportunidad.
16. Penalidad por incumplimiento del cliente
En caso de incumplimiento del cliente, Royal Spices Guatemala, S.A. podrá aplicar una penalidad comercial mínima equivalente al monto pagado por el cliente hasta la fecha, sin perjuicio del derecho de reclamar daños adicionales, costos legales, gastos administrativos, almacenaje, diferencia de precio, costos logísticos, intereses, penalidades bancarias y cualquier otra pérdida directa o indirecta.
17. Limitación de responsabilidad
Royal Spices Guatemala, S.A. no será responsable por pérdidas indirectas, lucro cesante, pérdida de mercado, pérdida de clientes, pérdida de contratos, sanciones del país importador, retrasos aduaneros, errores del importador, errores bancarios de terceros, decisiones de navieras, conflictos portuarios, guerras, bloqueos, huelgas, cambios regulatorios, demoras por courier, actos de autoridad, clima, cosecha, fuerza mayor o caso fortuito. La responsabilidad máxima de Royal Spices Guatemala, S.A., si legalmente correspondiera alguna, no excederá en ningún caso el monto efectivamente recibido por Royal Spices Guatemala, S.A. en la operación específica objeto de reclamo, excluyendo gastos ya ejecutados, costos logísticos, costos bancarios, costos administrativos y servicios ya prestados.
18. Fuerza mayor y circunstancias extraordinarias
Se considerarán causas de fuerza mayor o circunstancias extraordinarias, entre otras: fenómenos climáticos, fallas de cosecha, enfermedades de cultivos, restricciones de exportación, bloqueos, huelgas, conflictos armados, disturbios, decisiones gubernamentales, retenciones aduaneras, crisis navieras, falta de contenedores, fallas bancarias, sanciones, pandemias, cierres de puerto, inspecciones oficiales, fallas de proveedores, incendios, robos, accidentes, errores de terceros, imposibilidad documental o cualquier evento fuera del control razonable de Royal Spices Guatemala, S.A. En tales casos, Royal Spices Guatemala, S.A. podrá suspender, modificar, reprogramar, sustituir, cancelar o renegociar la operación sin responsabilidad por daños, penalidades o compensaciones frente al cliente.
19. Propiedad intelectual, marca y uso comercial
Las marcas, nombres comerciales, logotipos, diseños, fotografías, fichas técnicas, catálogos, empaques, textos, documentos, imágenes, ofertas, estructuras comerciales, nombres "Royal Spices", "Royal Spices Guatemala", "Sons of Vulkan Café", "Vulkan Café" y cualquier signo distintivo relacionado son propiedad o activos comerciales protegidos de sus respectivos titulares. Queda prohibido usar, copiar, modificar, registrar, reproducir, publicar, revender, traducir, explotar, promocionar o presentar como propio cualquier marca, imagen, documento, catálogo, ficha técnica, fotografía, diseño, empaque, precio, logo o contenido comercial de Royal Spices Guatemala, S.A. sin autorización previa y escrita. El cliente no adquiere ningún derecho de marca, distribución exclusiva, representación, agencia, licencia, concesión, franquicia o uso comercial por el simple hecho de recibir una proforma, muestra, catálogo, precio, contrato o producto.
20. Confidencialidad comercial
Precios, proformas, contratos, fichas técnicas, condiciones de pago, datos de proveedores, documentos logísticos, documentos de exportación, información bancaria, estrategias comerciales, muestras, fotografías, videos, información de stock y comunicaciones comerciales son confidenciales. El cliente no podrá divulgar, reenviar, publicar, usar contra Royal Spices Guatemala, S.A., compartir con competidores o utilizar para negociación paralela ninguna información recibida sin autorización escrita.
21. No exclusividad
Ninguna operación, pago, muestra, conversación, proforma o contrato otorga exclusividad territorial, exclusividad de producto, representación comercial, agencia, derecho preferente, bloqueo de mercado ni derecho de distribución, salvo contrato escrito específico firmado por representante legal autorizado de Royal Spices Guatemala, S.A.
22. Jurisdicción, ley aplicable y resolución de disputas
Toda relación comercial con Royal Spices Guatemala, S.A. se regirá por las leyes de la República de Guatemala, especialmente las normas aplicables en materia civil, mercantil, propiedad industrial, arbitraje, comercio internacional y obligaciones contractuales. Cualquier disputa será sometida, a elección de Royal Spices Guatemala, S.A., a los tribunales competentes de la Ciudad de Guatemala o a arbitraje en Guatemala, conforme a la legislación aplicable. La Ley de Arbitraje de Guatemala, Decreto 67-95, contempla arbitraje nacional e internacional cuando el lugar del arbitraje esté en Guatemala. Royal Spices Guatemala, S.A. podrá también reclamar en la jurisdicción del cliente cuando sea necesario para cobro, ejecución, recuperación de deuda, medidas cautelares, protección de marca, protección documental o defensa de sus derechos.
23. Idioma prevalente
La versión en español de estos términos prevalecerá sobre cualquier traducción al inglés, alemán, árabe, francés u otro idioma. Toda traducción será únicamente informativa, salvo aceptación escrita expresa de Royal Spices Guatemala, S.A.
24. Divisibilidad
Si alguna cláusula fuera considerada inválida, inaplicable o limitada por autoridad competente, las demás cláusulas conservarán plena validez. La cláusula afectada deberá interpretarse de la manera más cercana posible a la intención original de proteger los derechos comerciales, económicos, documentales, marcarios y contractuales de Royal Spices Guatemala, S.A.
25. Modificación de términos
Royal Spices Guatemala, S.A. podrá actualizar, modificar o sustituir estos términos en cualquier momento. Para operaciones en curso, aplicará la versión vigente al momento de la proforma, pago, aceptación, orden o ejecución comercial, salvo que Royal Spices Guatemala, S.A. determine expresamente otra cosa por escrito.
26. Declaración final del cliente
Al solicitar una cotización, aceptar una proforma, realizar un pago, pedir una muestra, enviar instrucciones de embarque, solicitar documentos, confirmar una orden o continuar una negociación comercial, el cliente declara expresa e irrevocablemente que: a. Actúa como comerciante, empresa, importador, distribuidor o comprador profesional. b. Ha leído y aceptado estos términos. c. Entiende que los pagos parciales no obligan a Royal Spices Guatemala, S.A. a despachar mercancía. d. Entiende que los pagos realizados son no reembolsables, salvo aceptación escrita de Royal Spices Guatemala, S.A. e. Entiende que Royal Spices Guatemala, S.A. puede retener mercancía y documentos hasta recibir pago total. f. Renuncia a reclamar derechos no expresamente otorgados por escrito. g. Acepta la ley y jurisdicción indicadas. h. Reconoce la propiedad intelectual y comercial de Royal Spices Guatemala, S.A. y sus marcas relacionadas.
Royal Spices Guatemala S.A. — Zona Pradera Empresarial, Torre 1, Oficina 605, Nivel 6, Zona 10, Ciudad de Guatemala. Contacto: info@royalspices.com.gt.
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